In onze meest recente nieuwsbrief heeft u kunnen lezen dat het visum is goedgekeurd en gepubliceerd in de staatscourant. Een reden voor een feestje, een gelopen race, maar direct (zo blijkt) ook het startschot van een volgende race.
Een formaliteit
Bij het nieuws dat ons visum was goedgekeurd is ons verteld dat de volgende stap een afspraak maken met het consulaat was. We zouden daar dan ons visum in handen krijgen, daarvoor moesten we wel een aantal documenten aanvragen was het bericht vanuit Brazilië. De e-mail van de advocaat was duidelijk en geruststellend, het gaf ons het gevoel dat we er bijna waren en dat het ophalen van ons visum slechts een formaliteit was.
Inmiddels zijn we alweer een tijd bezig met deze nieuwe race. Het blijkt namelijk dat het consulaat nog wat meer documenten vraagt dan wat er van te voren aan ons was verteld. Kortom; meer tijd, meer moeite, meer geld.
Een digitaal systeem
Uiteraard hebben wij contact opgenomen met het consulaat om te vragen of het wel goed gaat. De reactie was dat we inderdaad de juiste weg ingeslagen waren. Voor het ‘ophalen’ van een goedgekeurd visum is het inderdaad nodig om via het digitale systeem een aanvraag in te dienen. Wanneer deze aanvraag dan goedgekeurd is sturen ze een link waarmee je een tijd kan reserveren in de agenda van het consulaat.
Het systeem lijkt behoorlijk goed geregeld en in eerste instantie geeft mij dat ook hoop. Een paar ‘korte’ zaken om te uploaden en dan versturen. Al snel kwam ik erachter dat ik slechts één pagina per veld kan uploaden, bijzonder aangezien veel documenten toch echt meer dan één pagina omvatten. Daar heb ik dan uiteraard direct een vraag over gesteld, het blijkt te kloppen één is de max! Als je meer nodig heb kun je dat kwijt onderaan bij de extra velden (dat zijn er vier).
De eerste keer dat ik het ingevuld en verstuurd heb had ik de documenten geupload die de advocaat aangaf dat nodig was. Ik ging ervanuit dat het daarmee goed zou zitten en klikte op verzenden. Nog dezelfde dag was er reactie! De reactie was echter dat ze ook nog graag pagina twee en apostille wilde van een aantal documenten en daarnaast nog veertien documenten!
Klopte dat wel? Was ik nu niet bezig met een totaal nieuwe aanvraag? Onze aanvraag was toch al goedgekeurd? We moesten hem toch alleen maar ophalen?
Al deze vragen raasde door mijn hoofd en ik besloot ook nog een telefoontje te plegen met het consulaat. Een vriendelijke meneer nam op en ik kon mijn vragen bij hem kwijt. Hij erkende dat het als veel kan overkomen, dat het lijkt alsof het een nieuwe aanvraag is, maar verzekerde mij dat het de juiste procedure was.
Frustraties over het systeem
Zelf ben ik best wel handig met computers en systemen en dat zorgde er heel snel voor dat ik het digitale systeem toch als ‘ontoereikend’ durf te bestempelen. Inmiddels ben ik al een aantal keren tegen de beperkingen aangelopen. We moesten ruim veertien documenten opleveren en konde daarvoor gebruik maken van acht upload velden. Bedenk daar nog even bij dat deze velden slechts één pagina aankunnen en je zult mijn ongenoegen snappen.
De oplossing (volgens de helpdesk) is om gebruik te maken van de mogelijkheden en te versturen wanneer de velden vol zijn. Dan komt het consulaat wel weer met welke documenten ze missen. Hierbij zijn er weer vier velden open om een enkele pagina in te uploaden. Kortom een heen en weer tussen ons en het consulaat.
Gelukkig is de reactie tot dusver redelijk snel gebleken.
